We nemen Ambtelijk Secretarissen en verkiezingscommissies van een ondernemingsraad (OR) alle technische rompslomp van hun digitale ondernemingsraadverkiezingen (OR-verkiezingen) uit handen:

• We benoemen een persoonlijke accountmanager die onze opdrachtgevers tijdens de verkiezingen zal begeleiden;
• We bieden kandidaten de mogelijkheid zich aan de achterban voor te stellen via een persoonlijke kandidaatprofielpagina;
• We maken digitale stemformulieren met toegang tot de profielpagina's van de kandidaten voor het maken van een goede keuze;
• We genereren voor alle kiesgerechtigden unieke stemcodes;
• We sturen de persoonlijke stemcodes via e-mail of per brief;
• We beheren het openen en sluiten van de 'digitale stembus' volgens de vooraf afgesproken planning;
• We zorgen ervoor dat kiesgerechtigden hun stem anoniem en slechts éénmalig kunnen uitbrengen;
• We leveren de verkiezingsuitslag binnen één uur na sluiting van de stembus op (tussentijdse uitslagen zijn op verzoek ook mogelijk).

Onze klanten

We gebruiken zelfontwikkelde software om de digitale stemformulieren te maken. Mede door de technologie en jarenlange ervaring van ActiveReaction profiteren onze opdrachtgevers van hoge opkomstpercentages van kiezers:

Gebruiksvriendelijk
Ons stembiljet is volledig responsive, dat wil zeggen dat de grootte van het formulier schaalt naar de grootte van het scherm waarop het wordt getoond. Hierdoor kunnen de kiesgerechtigden op elk apparaat (PC, laptop, tablet en smartphone) hun stem uitbrengen. Thuis, op het werk of onderweg.

Willekeurige volgorde kandidaten
Ter bevordering van de data-integriteit worden alle kandidaten in willekeurige volgorde op het 'stembiljet' aan de kiesgerechtigden gepresenteerd. Dit om te voorkomen dat een bepaalde kandidaat altijd bovenaan of onderaan de lijst komt te staan.

Meertaligheid (optioneel)
Uw OR-verkiezingen kunnen in elke gewenste taal worden uitgevoerd. U mag de vertalingen zelf aanleveren of dit door ActiveReaction laten verzorgen. ActiveReaction werkt sinds 2002 nauw samen met vertaalbureau Snelvertaler, waardoor kandidaatprofielen, stembiljetten en verkiezingsuitslagen snel en vakkundig door native speakers vertaald kunnen worden.

Vraag live democodes aan

ActiveReaction maakt alleen stemcodes aan voor de door de verkiezingscommissie aangeleverde kiesgerechtigden. Er worden niet meer stemcodes uitgegeven dan het aantal medewerkers dat volgens het reglement hun stem mag uitbrengen. Bij verlies van de stemcodes levert ActiveReaction duplicaatcodes: kiesgerechtigden krijgen dan dezelfde code opnieuw. Er zijn een paar manieren om de stemcodes te versturen:

Per e-mail
Als medewerkers allemaal toegang hebben tot een eigen werk e-mailadres, dan kunnen de stemcodes het beste per e-mail verstuurd worden (goedkoper en sneller). In dat geval worden de stemcodes automatisch ‘verwerkt’ tot een aanklikbare link, waardoor de kiesgerechtigden dus geen stemcodes handmatig hoeven in te voeren. We houden bij welke e-mailadressen eventueel falen (bouncen) en maken daar melding van om vervolgens de correcte adressen te achterhalen. Tevens sturen we minimaal één herinneringsmail. Onze ervaring is dat dit de opkomst verhoogt.

Per brief
Als niet alle medewerkers toegang hebben tot een eigen werk-e-mailadres, dan moeten de stemcodes per brief verstuurd worden. In deze brief staat een link naar een beveiligde internetpagina die in de browser ingetypt moet worden. Daarna kan deze groep kiesgerechtigden inloggen met hun stemcodes en hun stem uitbrengen.

Combinatie mogelijk
Een combinatie van stemcodes versturen via e-mail én per brief is ook mogelijk.

Neem contact met ons op

Al tijdens het offertetraject sturen we onze potentiële klanten een uitgebreide technische checklist waarmee hun ICT-afdeling kan nagaan of er aan de technische vereisten voldaan is om de digitale OR-verkiezingen goed te kunnen laten verlopen. Mocht er onverhoopt iets niet lukken (door bijvoorbeeld firewall- of proxysettings e.d.), dan heeft ActiveReaction de kennis en ervaring in huis om het alsnog bij de klant werkend te krijgen.

Gedurende de verkiezingen voorziet ActiveReaction in een technische e-mailhelpdesk waar alle kiesgerechtigden terechtkunnen met eventuele technische vragen met betrekking tot het invullen van de 'stembiljetten'. ActiveReaction zal eventuele technische vragen of problemen van de kiezers zo goed mogelijk trachten te beantwoorden, c.q. te verhelpen.

Neem contact met ons op

Voor ActiveReaction is een verantwoorde omgang met persoonsgegevens van groot belang. Pas als de verkiezingen daadwerkelijk doorgaan zal ActiveReaction vragen om persoonsgegevens (e-mailadressen, woonadressen, namen, profielfoto's, etc.) van kandidaten en medewerkers.

Maar ActiveReaction accepteert geen databestanden met persoonsgegevens die per e-mail worden verstuurd. Daarvoor in de plaats bieden we onze klanten de mogelijkheid hun data via onze eigen beveiligde ActiveReaction Data Rooms te uploaden.

We leveren slechts verkiezingsuitslagen op totaalniveau in de vorm van tabellen en grafieken waaruit individuele stemvoorkeuren nooit herleid kunnen worden. Alle technische infrastructuur staat in Amsterdam en is bovendien 100% in eigen beheer, waardoor vertrouwelijke gegevens niet bij een derde partij opgeslagen worden (en dus ook niet mogelijk als profiel kunnen worden doorverkocht). Na de verplichte bewaartermijn verwijderen we alle project-gerelateerde data permanent van onze servers.

Lees meer

ActiveReaction checkt na sluiting van de verkiezingen de integriteit van de data en levert vrijwel direct daarna een volledig anonieme verkiezingsuitslag in PDF-formaat die inzicht geeft in (indien van toepassing):

• het aantal te verdelen zetels;
• het aantal kiesgerechtigden en opkomstpercentage;
• het totaal aantal uitgebrachte stemmen;
• de stemverdeling (het aantal uitgebrachte stemmen per kandidaat);
• de kiesdeler;
• het aantal zetels toegekend aan lijsten;
• het aantal en de verdeling restzetels;
• het aantal zetels toegekend aan kandidaten.

Neem contact met ons op